اولین جلسه شورای راهبری کنفرانس در روز چهارشنبه 19 دی 1403 با حضور جناب آقایان دکتر ذوالفقاری، پارسا، طاهری، کشمیری، اشرفی‌زاده و خانم دکتر پرویزیان در دانشگاه اراک برگزار شد. در این جلسه درباره سازمان برگزاری کنفرانس و برنامه‌های پیش رو بحث و تبادل نظر انجام گرفت و تصمیمات لازم اتخاذ شد.